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Die 5 wichtigsten Hinweise für die Buchführung in Eigenregie – Experten-Tipps für Coaches und Trainer

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Dieser Beitrag wurde coachinghamburg.com durch die Berliner Wirtschaftsprüfer und Steuerberater GAAP GmbH zur Verfügung gestellt. Hierfür ein herzliches Dankeschön.

Viele Coaches und Trainer setzen auf Buchhaltung in Eigenregie. Neben der eigentlichen Coaching-Arbeit und der nicht minder aufwendigen Kundenakquise stellt sich damit aber ein weiterer großer Aufwand ein. Um sämtliche Dokumente und Abläufe gesetzeskonform und nach den Vorgaben des Finanzamtes zu gestalten und so gut wie möglich steuersenkend vom Buchhaltungs-Aufwand zu profitieren, sollten Selbständige und Existenzgründer deshalb zumindest temporär auf fachlich versierte Unterstützung setzen. Denn bei der richtigen Buchführung gibt es einiges zu beachten.

1. Sämtliche Geschäftsausgaben berücksichtigen

Gerade als Coach oder Trainer ist man viel unterwegs und hat neben Reisekosten auch Ausgaben für beispielsweise Raummiete, Equipment, Catering während Workshops, die Verköstigung potenzieller Kunden bei Akquisegesprächen oder kleine Aufmerksamkeiten im Rahmen der Kundenbindung. Für alle Aufwendungen, die sich als notwendig im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit begründen lassen, sollten deshalb die Belege gut aufgehoben und in die Buchhaltung eingebracht werden. Das kann zum Beispiel auch die Kosten für ein Blumenbouquet beinhalten, das man zur Auflockerung der Gesprächsatmosphäre auf den Konferenztisch stellt.

2. Fachliche Unterstützung einholen

Coaching-Anbieter sind oft als Einzelkämpfer unterwegs. Buchhalterische Aufgaben jedoch sollten durch Fachkräfte erledigt werden. „Auch wenn der Firmengründer oder -inhaber die Buchhaltung in Eigenregie erledigt, sollte er sich deshalb fachlichen Rat und Hilfestellung von objektiver Seite holen. Denn es gilt, zahlreiche Formalitäten und Vorgaben von Gesetzesseite zu beachten. Buchhaltungs- und Steuerfachexperten bieten sich als Ansprechpartner an“, rät Andreas van Riesen, Steuerberater und Experte für Buchführung der Berliner GAAP GmbH.

3. Aufwände für die Firmengründung einbeziehen

Wer als Coaching- oder Trainingsanbieter in die Selbständigkeit startet, hat einigen finanziellen Aufwand. Diese Posten aus der Gründungsphase, beispielsweise KfZ-Anschaffung, Büro-Einrichtung und -Miete oder auch Kosten für Dienstleister wie Gründungsberater, sollten in der Buchhaltung erfasst und steuersenkend geltend gemacht werden.

4. Einfache Buchführung genügt meist

In der Buchführung werden zwei Formen unterschieden: die einfache und die doppelte Buchführung. Letztere müssen alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen leisten. Für Coaches und Trainer, die zumeist als Einzelkämpfer oder Kleinstbetriebe aufgestellt sind, ist in den meisten Fällen die einfache Einnahmen-Ausgaben-Auflistung ausreichend. Wichtig ist jedoch, fortlaufende Rechnungsnummern zu nutzen, anfangs monatlich und später vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung auszufüllen und für jedes Jahr eine Einkommenssteuerberechnung zu erstellen.

5. Softwarelösungen für die Buchführung nutzen

Wer komplexe Geschäftsabläufe auf möglichst unaufwendige Weise dokumentieren und verwalten möchte, sollte sich mit Buchführungssoftware beschäftigen. Denn verschiedene auf dem Markt erhältliche Softwarelösungen halten sämtliche für die Buchführung notwendigen Strukturen und Formulare bereit, so dass sich der Nutzer den Aufbau einer eigenen digitalen Buchhaltungs-Struktur ersparen kann.

Mit professioneller Buchführung kann ein Coaching- oder Trainingsanbieter vielerlei Aufwendungen steuerlich geltend machen. Deshalb sollten Gründer ebenso wie „alte Hasen“ wissen, worauf es bei der Buchführung in Eigenregie ankommt.

2016-10-18T07:10:18+00:00